Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu, miten ja millaisia henkilötietoja käsittelemme toiminnassamme. Tietosuojaseloste sisältää myös tietoa verkkosivujemme käyttämistä evästeistä. Käsittelemme ja keräämme henkilötietoja soveltuvien, voimassa olevien lakien ja asetusten mukaisesti, mukaan lukien Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) (2016/679) eli ns. yleinen tietosuoja-asetus. Tämä tietosuojaseloste on voimassa 03.05.2022 lukien. Mahdollisesti päivitetty versio on aina nähtävillä verkkosivujemme www.fredapartners.fi kautta.

Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Freda Partners Oy (Y-tunnus: 3255840-4)
Fredrikinkatu 34 B 23, 00100 Helsinki
+358 (0)50 490 6775 (Lasse Lievonen)

toimisto@fredapartners.fi
www.fredapartners.fi  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, peruste ja käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja asiakastoimeksiantoihin, rekrytointiin ja yhteistyösuhteisiimme liittyen.

a) Asiakastietojen käsittelyn ja keräämisen tarkoitus on muun muassa mahdollistaa asiakassuhteen hallinta, asiakasviestinnän toteuttaminen, asiakastoimeksiantojen hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden suorittaminen sekä esteellisyyksien selvittäminen. Lisäksi esimerkiksi asiakkaan tuntemista sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskeva lainsäädäntö asettaa meille velvoitteita, joihin sisältyy asiakkaiden sekä näiden edustajien henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä.

Asiakastietoihin tallennetaan esimerkiksi seuraavia tietoja:

• Perustiedot, kuten asiakkaan tai tämän edustajan nimi, yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet) sekä tarvittaessa henkilötunnus.
• Asiakastoimeksiannon hoitamista koskevat tiedot (kuten toimeksiantoon liittyvät asiakirjat ja tieto toimeksiannon sisällöstä), asiakasviestintää koskevat tiedot, laskutukseen ja mahdolliseen perintään liittyvät tiedot, lainsäädännön edellyttämään asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot sekä edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
• Asiakastoimeksiannon luonteesta riippuen, käsittelemme myös asiakkaan vastapuolen tai tämän edustajan tai muiden toimeksiantoon liittyvien henkilöiden, kuten todistajien tai asiantuntijoiden henkilötietoja siinä määrin kuin se on tarpeellista.

b) Henkilöstön rekrytointiin liittyen käsittelemme ja keräämme työnhakijoita koskevia henkilötietoja. Pääsääntöisesti nämä tiedot käsittävät henkilön nimen, koulutuksen, työkokemuksen ja yhteystiedot sekä muut henkilön toimittamasta työhakemuksesta ilmenevät tiedot.

c) Käsittelemme ja keräämme nykyisten yhteistyökumppaniemme edustajien henkilötietoja yhteistyösuhteen ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä sen edellyttämään viestintään liittyen. Tällaiset henkilötiedot sisältävät pääsääntöisesti henkilön nimen ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero).

Henkilötietojen käsittely ja kerääminen perustuu, soveltuvin osin, henkilötietojen kohteen antamaan suostumukseen, laista johtuviin velvoitteisiimme ja/tai asianajotoiminnan luonteesta johtuvaan oikeutettuun etuumme.

*Tärkeä huomautus* Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu niiden kohteena olevan henkilön suostumukseen, tämä suostumus on myös peruutettavissa ilmoittamalla siitä meille.

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan siinä määrin kuin se on käyttötarkoituksen mukaisesti perusteltua ja tarpeellista sekä säilytämme tietoja ainoastaan niin kauan, kuin laki, toimintaamme soveltuvat ohjeistukset sekä tietojen perusteltu käyttötarkoitus edellyttävät tai oikeuttavat. Noudatamme Suomen Asianajajaliiton kulloinkin voimassa olevia tietojen säilyttämisaikoja koskevia ohjeita.

Evästeet

Vieraillessasi verkkosivuillamme, sivustomme voi tallentaa tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja. Muiden kuin sivujemme toiminnan kannalta välttämättömien evästeiden tallentaminen edellyttää suostumustasi. Tällä hetkellä sivustomme ei käytä valinnaisia evästeitä. Verkkosivumme hyödyntävät välttämättömiä evästeitä, joiden avulla voimme varmistaa ja parantaa verkkosivujemme toimivuutta sekä vierailijoiden käyttökokemusta. Voimme käyttää myös valinnaisia evästeitä kehittääksemme liiketoimintaamme sekä voidaksemme paremmin tuoda toimintamme siitä mahdollisesti hyötyvien asiakkaiden tietoisuuteen. Evästeet voidaan jakaa välttämättömiin ja valinnaisiin:

a) Välttämättömät evästeet: Nämä evästeet ovat tarpeellisia sivujemme toimivuuden kannalta. Näitä evästeitä ei voida yhdistää tiettyyn henkilöön. Ilman näitä evästeitä, sivujamme ei ole mahdollista käyttää. Välttämättömät evästeemme ovat lähtökohtaisesti jatkuvaisluonteisempia, jotta voimme varmentaa sivujemme toimivuuden luotettavasti. Jatkuvaisluonteinenkaan eväste ei pysy tallennettuna rajatonta aikaa, vaan se on voimassa määräajan.

b) Valinnaiset evästeet: Sivustomme ei hyödynnä tällä hetkellä valinnaisia evästeitä. Valinnaisten evästeiden tarkoituksena on auttaa meitä ymmärtämään, kuinka vierailijat ovat päätyneet sivuillemme ja millaisista palveluista he ovat kiinnostuneita. Tällaisten evästeiden avulla haluamme kehittää sivujemme sisältöä sekä toimintaamme, jotta voimme paremmin vastata asiakkaidemme palveluvaatimuksiin. Valinnaisiakaan evästeitä ei voida yhdistää tiettyyn henkilöön. Valinnaiset evästeet ovat voimassa joko sivustolla vierailun ajan tai jatkuvaisluonteisena pidemmän määräajan.

Varaamme jatkossa oikeuden hyödyntää toimintamme kehittämisessä ja markkinoinnissa Google Analytics -palvelua, jonka osalta tietojen käsittelijänä toimii Google. Tulemme päivittämään tietosuojaselostettamme soveltuvin osin, mikäli siirrymme käyttämään Google Analyticsia tai muuta vastaavaa palvelua, jonka myötä valinnaiset evästeet tulisivat sovellettavaksi. Google Analytics -palvelun keräämää tietoa ei pystytä yhdistämään tiettyyn henkilöön. Google Analytics -palvelu ei ole pakollinen tai välttämätön sivustomme toiminnallisuuden kannalta. Valitsemalla vain pakolliset evästeet, valitset olla antamatta Google Analytics -palvelun keräämää tietoa. Google Analytics voi tuottaa meille tietoa muun muassa verkkosivuliikenteemme lähteistä; sivustovierailujen ajoista; sivustovierailun aikana avatuista sivuista ja vierailun kestosta; käytettyjen selainten nimestä, versiosta sekä kielestä sekä sivustolla vierailevan henkilön paikkakunnasta ja teleoperaattorista. Lisää tietoa Google Analytics -palvelusta ja sen tietosuojakäytännöistä löydät Googlen Internet-sivuilta. Voimme käyttää myös Google Ads -palvelua, joka auttaa meitä markkinoimaan toimintaamme tehokkaammin. Löydät lisää tietoa palvelusta täältä. Google Ads ei ole tarpeellinen sivujemme asianmukaisen toiminnan kannalta, eikä sen keräämiä tietoja voida liittää yksittäiseen ihmiseen.

Verkkosivustomme on rakennettu hyödyntäen squarespace.com-palvelua. Olemme tämän tietosuojaselosteen päivityshetkellä deaktivoineet squarespace.com-palvelussa evästeiden ja vierailijadatan käytön.

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta, mikäli käytänteissämme tapahtuisi muutoksia.

Säännönmukaiset tietolähteet

Säännönmukaisina tietolähteinä ovat asiakkaan itsensä tai tämän edustajan antamat tiedot. Tarkoituksenmukaisuus ja tarpeellisuus huomioiden, tietoja voidaan hankkia myös julkisista lähteistä ja rekistereistä, joihin kaikilla on pääsy.

Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta yleisesti taikka säännönmukaisesti kolmansille tahoille.

Luovutamme tietoja toimeksiannon sekä asiakkaan edun edellyttämällä tavalla esimerkiksi viranomaisille.

Voimme luovuttaa tietoja myös yhteistyökumppaneillemme, siinä määrin kuin se on välttämätöntä toimintamme ja palveluidemme toteuttamisen kannalta. Yhteistyökumppaniemme kanssa on sovittu salassapidosta ja riittävän tietoturvan toteuttavista toimenpiteistä.

Tarvittaessa voimme luovuttaa henkilötietoja oikeuksiemme toteuttamisen tai soveltuvan lain edellyttämällä tavalla.

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Euroopan unionin (”EU”) tai Euroopan talousalueen (ETA”) ulkopuolelle. Tietosuojan taso voi olla EU:n tai ETA:n ulkopuolella heikompi kuin mitä se on EU:n tai ETA:n sisällä. Mikäli toimintaamme liittyvien tavanomaisten palvelujen käyttäminen kuitenkin edellyttäisi tätä, luovutus toteutetaan siinä määrin kuin se on välttämätöntä ja aina soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sekä asianmukaisesta tietoturvasta huolehtien, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita hyödyntäen. Saat mallisopimuslausekkeista lisää tietoa täältä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävien rekisterien tietoturva on järjestetty toimialalla yleisesti hyväksyttävällä tavalla. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat laista johtuvan ja/tai erillisen salassapitositoumuksen nojalla velvollisia pitämään henkilötiedot luottamuksellisina sekä pidättäytymään käyttämättä niitä muuhun kuin tehtävänsä vuoksi välttämättömiin tai asianmukaisiin tarkoituksiin.

Ainoastaan rekisteristä vastaavalla henkilöllä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää lukittuihin yksityistiloihin pääsyä sekä henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista tai biometristä tunnistautumista. Laitteet, jotka sisältävät henkilötietoja, on kryptattu. Mikäli laitteet joutuvat oikeudettomien haltijoiden haltuun, kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä laitteiden sisältämiin henkilötietoihin purkamalla laitteisto.

Automaattisen tietojenkäsittelyn kautta tallennetut tiedot

Automaattisen tietojenkäsittelyn kohteena olevat tiedot tallentuvat ulkoisen järjestelmätoimittajan tarjoamaan suojattuun pilvipohjaiseen tietokantaan, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Velvollisuutenamme on käsitellä tietoja lakien ja asetusten edellyttämällä tavalla. Osana tätä velvollisuutta, meidän tulee varmistaa, että käsittelemämme ja keräämämme henkilötiedot ovat ajantasaisia sekä oikeasisältöisiä.

Koskien henkilötietojesi käsittelyä, sinulla on aina seuraavat oikeudet:

a) Oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä

Tämä tietosuojaseloste toteuttaa osiltaan oikeuttasi saada tietoja henkilötietojesi käsittelyä koskien. Tarvittaessa voit aina keskustella kanssamme henkilötietojesi käsittelystä tarkemmin.

b) Oikeus saada pääsy tietoihisi

Sinulla on muun muassa oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi sekä jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi.

c) Oikeus oikaista tietojasi

Mikäli jokin sinua koskeva henkilötieto vaatii mielestäsi oikaisua, sinulla on aina oikeus vaatia, että oikaisemme ja korjaamme mahdolliset epätarkkuudet tai suoranaiset virheet.

d) Oikeus poistaa henkilötietosi ja tulla ns. unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot eli ns. tulla unohdetuksi.

e) Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Tietyin edellytyksin voit vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Esimerkiksi tilanteessa, jossa katsot, että henkilötietosi on kirjattu virheellisenä, voit vaatia käsittelyn rajoittamista siksi ajaksi, kunnes olemme varmentaneet tietojen sisällön.

f) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Automaattisesti käsiteltyjen henkilötietojesi osalta sinulla on tietyin edellytyksin oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot, joita on käsitelty suostumuksellasi tai sopimuksen perusteella, siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle.

g) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Mikäli henkilötietojasi käsiteltäisi esimerkiksi suoramarkkinointia varten, sinulla on oikeus ilman eri perusteluja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

h) Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Sinulla on tietyin poikkeuksin oikeus vaatia, että henkilötietojesi perusteella tehtäviä päätöksiä tekee vain ihminen.

*Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu niitä koskevan henkilön suostumukseen, tämä suostumus on aina vapaamuotoisesti peruutettavissa.*

Sinun tulee tiedostaa, että toimintaamme koskevat Suomen Asianajajaliiton ohjeet tai sovellettava lainsäädäntö voivat vaikuttaa oikeuksiesi laajuuteen. Joissakin tapauksissa emme voi esimerkiksi poistaa sinua koskevia henkilötietoja tai ilmaista niitä haluamassasi laajuudessa.

Sinulla on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle koskien henkilötietojesi käsittelyä. Suomessa valvontaviranomainen tämän tietosuojaselosteen laatimishetkellä on tietosuojavaltuutettu. Löydät valvontaviranomaisen yhteystiedot tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi.